Glossaire  I 
 

Qu’est-ce qu’une preuve électronique de La Poste ?
Description des traitements de vérification
Vérification d’une preuve
Vérification du contenu




 
Qu’est-ce qu’une preuve électronique de La Poste ?
 

LA POSTE délivre aujourd’hui 2 types de preuve dans le cadre du service de la Lettre Recommandée Électronique : la preuve électronique de dépôt et le bordereau électronique de dépôt.

La preuve électronique de dépôt est une attestation informatique signée par LA POSTE construite à partir du Fichier d’Édition communiqué à LA POSTE par MAILEVA et comportant les informations relatives à l’identité de l’utilisateur, aux adresses déclarées pour l’expéditeur et le destinataire de la lettre objet de la preuve électronique de dépôt, l’heure légale ainsi que l’empreinte du fichier d’édition.

Le bordereau électronique de dépôt est une preuve électronique pour un envoi de lettres recommandées électroniques en nombre. Le bordereau électronique de dépôt est une attestation informatique signée par LA POSTE construite à partir du fichier d’édition communiqué à LA POSTE par MAILEVA et comportant les informations relatives à l’identité de l’utilisateur, aux adresses déclarées pour l’expéditeur et le destinataire de chaque pli constituant le lot de lettres recommandées électroniques déposées, l’heure légale ainsi que l’empreinte du fichier d’édition.

Le fichier d’édition est le fichier transmis à LA POSTE par MAILEVA pour la création de la ou des lettres recommandées électroniques correspondant respectivement à une preuve électronique de dépôt ou à un bordereau électronique de dépôt. Dans le cas d’une preuve électronique, le fichier d’édition peut comporter plusieurs documents. Dans le cas d’un bordereau électronique de dépôt, le fichier d’édition contient l’ensemble des contenus de chaque lettre recommandée électronique identifiée individuellement par une référence de recommandée et une référence de pli, chaque contenu pouvant comporter plusieurs documents.

Techniquement, une preuve électronique est un fichier au format CMS (Cryptographic Message Syntax) et de type PRV. Les informations contenues dans la preuve sont protégées par la signature électronique de LA POSTE et la signature du Cachet Électronique de LA POSTE. En utilisant les techniques de signature électronique, LA POSTE fait un scellement électronique des informations qu’elle garantit. LA POSTE peut ainsi détecter toute falsification ou altération des preuves électroniques qu’elle délivre.

La preuve électronique de dépôt et le bordereau électronique de dépôt sont conservés pendant 3 ans dans votre compte de suivi sécurisé et disponible en ligne.

 
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Description des traitements de vérification
 

Le service en ligne de la Lettre Recommandée Électronique propose à ses utilisateurs une fonction de vérification des preuves ou des bordereaux électroniques de dépôts. A ce jour les preuves électroniques sont vérifiables pendant une durée de 3 ans à partir de leur création.

En cas de doute ou de litige sur l’envoi d’un recommandé, ce service vous permet de vérifier :

  • que votre preuve électronique de dépôt avec les informations qu’elle contient est valide,
  • que la lettre recommandée en votre possession correspond bien à celle qui a été envoyée.

Le service propose de vérifier en ligne la preuve de dépôt et la preuve de contenu de votre lettre recommandée. Ce sont les mêmes traitements pour le bordereau électronique de dépôt.

La preuve de contenu est obtenue en comparant l’empreinte du fichier d’édition (c’est la lettre recommandée validée par l’utilisateur avant son impression) déposée pour vérification et l’empreinte contenue dans la preuve électronique de dépôt. Cette dernière empreinte a été calculée et scellée dans la preuve de dépôt au moment du dépôt en ligne de la lettre recommandée. Cette vérification intervient après les vérifications des signatures de la preuve électronique de dépôt.

 
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Vérification d’une preuve électronique
 

Le traitement de vérification s’effectue en deux temps :

  • la preuve ou le bordereau sont d’abord vérifiés,
  • le contenu de la ou des lettres recommandées ensuite.

Pour effectuer la vérification, vous devez déposer :

  • le fichier preuve ou le bordereau pour une vérification simple,
  • l’archive de la lettre recommandée ou de l’envoi en nombre pour une vérification complète avec le contenu.

L’archive fournie par La Poste contient toujours la preuve et le fichier d’édition de la ou des lettres recommandées envoyées.

Dépôt pour vérification

Pour demander une vérification de preuve, procédez comme suit :

  • Dans la zone de dépôt d’un fichier, cliquez sur le bouton Parcourir puis sélectionnez sur votre ordinateur :
    • pour une vérification de preuve uniquement,
      votre preuve électronique de dépôt ou le bordereau électronique de dépôt (fichier de type .prv),
    • pour une vérification de preuve avec contenu,
      l’archive de votre lettre recommandée ou de votre envoi en nombre (fichier au format compressé .zip).
  • Cliquez ensuite sur Ouvrir. Le chemin d’accès à ce fichier s’inscrit alors dans la zone des documents à déposer sur le site de LA POSTE.
  • Cliquez ensuite sur le bouton Vérifier pour permettre 1. le téléchargement de votre ordinateur vers le serveur de LA POSTE du fichier Preuve ou Archive (patienter quelques instants, selon la taille du fichier) 2. la vérification de votre preuve ou du bordereau dans un premier temps.

Résultat de la vérification d’une preuve électronique de dépôt

Le traitement de vérification consiste à contrôler la validité des signatures électroniques de la preuve électronique de dépôt et du cachet électronique de LA POSTE. Le résultat d’une vérification simple est :

  • Soit « Preuve CORRECTE ». LA POSTE atteste alors des informations contenues dans la preuve :
    • Le n° du recommandé.
    • Le type de preuve (Preuve de Dépôt).
    • La référence expéditeur.
    • L’adresse de l’expéditeur.
    • L’adresse du destinataire.
    • La date et heure légale de dépôt.
  • Soit « Preuve INCORRECTE ». La preuve fournie est rejetée par le Service de vérification pour au moins une des raisons suivantes :
    • Le fichier fourni n’est pas une preuve électronique de LA POSTE.
    • La preuve a été modifiée.
    • La durée de validité de la preuve est dépassée (au-delà de 3 ans).

Résultat de la vérification d’un bordereau électronique de dépôt

Le traitement de vérification consiste à contrôler la validité des signatures électroniques du bordereau électronique de dépôt et du cachet électronique de LA POSTE. Le résultat d’une vérification simple est :

  • Soit « Bordereau de dépôt CORRECT ». LA POSTE atteste alors des informations contenues dans la preuve :
    • Le type de preuve : bordereau électronique de dépôt.
    • N° de l’envoi.
    • L’adresse de l’expéditeur.
    • La date et heure légale de dépôt.
    • Pour chaque recommandé envoyé : le n° de recommandé, la référence expéditeur si elle existe, l’adresse du destinataire, le n° de pli.
  • Soit « Bordereau de dépôt INCORRECT ». La preuve fournie est rejetée par le Service de vérification pour au moins une des raisons suivantes :
    • Le fichier fourni n’est pas un bordereau électronique de LA POSTE.
    • Le bordereau a été modifié.
    • La durée de validité du bordereau est dépassée (au-delà de 3 ans).
 
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Vérification du contenu
 

Comment vérifie-t-on le contenu déposé

Lors de la création de la preuve électronique de dépôt ou du bordereau électronique de dépôt, une empreinte électronique du fichier d’édition est calculée. Cette empreinte est scellée avec les autres données dans la preuve de dépôt.

Lors de la vérification, vous présentez l’archive de votre lettre recommandée électronique ou de votre envoi en nombre. S’il y a correspondance entre l’empreinte recalculée du fichier d’édition déposé et celle qui se trouve dans la preuve électronique de dépôt, la vérification du contenu donne un résultat correct.

Vérifier le contenu déposé

Pour accéder à ce service, il faut avoir déposé l’archive de votre ou de vos lettres recommandées électroniques (fichier ZIP téléchargeable depuis le Suivi des Envois de l’Espace Clients Maileva). Cette archive contient le fichier d’édition PDF que vous avez validé au moment de l’envoi.

Remarque : dans le cas d’un envoi en nombre, le fichier d’édition contient l’ensemble des lettres recommandés imprimés et envoyés.

Cliquez sur VERIFIER LE CONTENU

LA POSTE vérifie alors que le fichier d’édition présenté est bien celui qui a été validé au moment de l’envoi. Toute modification même minime du contenu du fichier d’édition sera détectée.

Résultat

Le résultat d’une vérification du contenu est :

  • Soit « contenu présenté CORRECT » : le fichier d’édition présenté est bien celui qui a été validé au moment de l’envoi.
  • Soit « contenu présenté INCORRECT » : le fichier d’édition présenté ne correspond pas à celui qui a été envoyé.

Le détail de cette vérification est présenté sous forme d’un tableau. En regard du fichier d’édition présenté, sont indiqués ceux attendus avec leur état :

  • CORRECT : ce document est le fichier d’édition envoyé.
  • MANQUANT : le document attendu n’a pas été présenté.
  • INCORRECT : ce document n’a pas été envoyé.

  • NON ATTENDU : ce document n’a pas été envoyé.

 
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